Za Ministerstvo zahraničních věcí se setkání rovněž zúčastnili náměstek pro sekci konzulárně právní Martin Smolek, český velvyslanec na Ukrajině Radek Matula a zmocněnec pro krajanské záležitosti Jiří Krátký.  Za Ministerstvo vnitra se jednání zúčastnil Pavel Dymeš a za Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy Monika Slabá. Setkání se zúčastnila i Petra Pecková hejtmanka Středočeského kraje, který zajišťoval evakuaci několika stovek krajanů, žen a dětí, potomků Čechů, kteří odešli na Ukrajinu v předchozích staletích, ale kteří nezapomněli na své české kořeny a i prostřednictvím českých spolků si udržovali české zvyky a znalost češtiny. Středočeský kraj vyslal pro konfliktem ohrožené krajany několik autobusů.

Krajanky informovaly o situaci na Ukrajině v době, kdy ji opouštěly, a měly rovněž možnost získat řadu informací o podpoře, kterou jim zajišťuje český stát.  Při setkání ministr Jan Lipavský obdržel obrázky, které namalovaly děti evakuované z Ukrajiny  vyjadřující jejich emoce z probíhajícího válečného konfliktu a víru ve vítězství Ukrajiny. Pan ministr se rozhodl z darovaných obrázků uspořádat malou výstavu.