Veškeré matriční události, ke kterým dojde v zahraničí, se zapisují do Zvláštní matriky v Brně. Ta zpracuje žádost, matriční událost zapíše do matriční knihy a vystaví český matriční doklad (rodný list, oddací list či úmrtní list). Zvláštní matrika také výše uvedené události zavádí do informačního systému evidence obyvatel. Neprodlené nahlášení matriční události, ke které došlo v cizině, a její zápis do zvláštní matriky je v osobním zájmu občana České republiky. Neprodlený zápis je důležitý zejména při změně příjmení v souvislosti s uzavřením manželství v zahraničí, neboť stávajícímu cestovnímu pasu končí platnost 3 měsíce ode dne, kdy změna nastala.

Doklady potřebné k provedení zápisů matričních událostí jsou součástí dokumentace zvláštní matriky v Brně, žadatelům se nevracejí. Doporučujeme proto předkládat úředně ověřené kopie originálů dokumentů (úředně ověřenou kopii nebo tzv. vidimaci dokumentu provede za poplatek notář nebo náš úřad). Úřední doklady vydané rumunskými úřady, opatřené úředním podpisem a razítkem, mají důkazní moc veřejných listin na území ČR, a nemusí být ověřovány, musí však být opatřeny úředním překladem do českého jazyka.