Tyto doklady vydává matriční úřad, do jehož správního obvodu spadá místo, ve kterém došlo k matriční události (narození, uzavření manželství, úmrtí, uzavření registrovaného partnerství). Velvyslanectví pouze přijímá žádost s doprovodnými dokumenty a zasílá do ČR příslušnému matričnímu úřadu ke zpracování.

Pokud k narození, uzavření manželství, úmrtí nebo vstupu do registrovaného partnerství českého občana došlo v cizině, je matriční událost zapsána do matričních knih vedených Matričním úřadem v Brně (oddělení zvláštní matrika) a žádost o vydání matričního dokladu je zasílána na tento úřad.

Osoby oprávněné k podání žádosti o vydání duplikátu (stejnopisu) matričního dokladu:

- fyzická osoba, které se zápis týká;
- člen rodiny fyzické osoby, které se zápis týká (manžel, registrovaný partner, rodič, dítě, prarodič, vnuk a pravnuk, sourozenec);
- zmocněnci výše uvedených osob;
- úmrtní list vydá matriční úřad také fyzické osobě, která prokáže právní zájem na vydání úmrtního listu, nebo která žila se zemřelým v době jeho úmrtí ve společné domácnosti, anebo osobě, která je vypravitelem jeho pohřbu.

K žádosti o duplikát matričního dokladu se předkládají níže uvedené doklady:
(všechny dokumenty musí být předloženy v originálech nebo úředně ověřených fotokopiích)

1. žádost o vystavení duplikátu matričního dokladu, dotazník (formuláře k dispozici na místě)
2. doklad totožnosti
3. pokud se doklad týká jiné osoby než žadatele, je třeba předložit doklad, kterým žadatel prokáže, že se požadovaný matriční doklad týká členů jeho rodiny
4. plnou moc, požádá-li fyzická osoba prostřednictvím zmocněnce (podpis na plné moci musí být úředně ověřen).

K podání žádosti se žadatel musí dostavit na velvyslanectví osobně a je potřeba se předem objednat e-mailem: bucharest.consulate@mzv.gov.cz

Upozornění: vyřízení žádosti podané prostřednictvím velvyslanectví může trvat 2-3 měsíce.

Konzulární poplatky 
Žádost o vystavení duplikátu matričního dokladu je zpoplatněna částkou 600 Czk. Na konzulárním oddělení velvyslanectví je možné platit kartou v měně Czk nebo hotovostí v Eur dle aktuálního konzulárního kurzu.
Duplikát matričního dokladu je možné vydat s tzv. vícejazyčným formulářem s překladem do rumunského jazyka (či jiný úřední jazyk jedné ze zemí EU), za což se účtuje dodatečně poplatek 300 Czk.