Zápis do ZM se provádí na základě žádosti českých občanů a lze jej učinit prostřednictvím zastupitelského úřadu Česka v zahraničí, případně v Česku u matričního úřadu podle posledního trvalého bydliště v Česku. Z důvodu nutnosti ověření podpisu žadatele se žádost podává osobně.

Za provedení zápisu o matriční události v cizině, které je předpokladem vydání prvního českého rodného nebo oddacího listu, se vybírají správní poplatky ve výši stanovené zákonem č.634/2004 Sb. o správních poplatcích (zápis o úmrtí je od poplatku osvobozen).
Podobně se vybírá správní poplatek dle uvedeného zákona za vystavení duplikátů matričních dokladů.

V případě dalších žádostí, např. o vystavení a zaslání duplikátu českého matričního dokladu nebo o vystavení vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství se může občan v cizině obrátit na zastupitelský úřad Česka, který poskytne konkrétní informace k jednotlivým řízením.