Cílem nařízení o veřejných listinách je podpořit volný pohyb osob odstraněním některých formalit, které jsou spojeny s potřebou ověřování a vyhotovování překladů vybraných veřejných listin.

Do působnosti nového nařízení o veřejných listinách spadají veřejné listiny, které osvědčují některou z těchto skutečností: a) narození; b) skutečnost, že je osoba naživu; c) úmrtí; d) jméno; e) manželství, včetně způsobilosti k uzavření manželství a rodinného stavu; f) rozvod, rozluku nebo prohlášení manželství za neplatné; g) registrované partnerství, včetně způsobilosti k uzavření registrovaného partnerství a statusu registrovaného partnerství; h) zrušení registrovaného partnerství, rozluky nebo prohlášení registrovaného partnerství za neplatné; i) rodičovství; j) osvojení; k) bydliště nebo místo pobytu; l) státní příslušnost; m) neexistenci záznamu v rejstříku trestů.

Nařízení o veřejných listinách přináší dva základní okruhy změn v oblasti oběhu výše uvedených veřejných listin v rámci Evropské unie:

I. Odstranění požadavku na vyšší ověření těchto listin, jakož i na ověření apostilní doložkou (dle Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin – tzv. Haagskou úmluvou o apostile). Veřejné listiny, na které se nařízení o veřejných listinách vztahuje, vydané v některém ze členských států EU, včetně jejich (prvních) ověřených kopií či elektronických verzí, budou v rámci Evropské unie předkládány bez nutnosti ověření apostilou.

Vyšší ověření formou apostilní doložky není tímto nařízením dotčeno, na žádost je možné vyšší ověření matričních a jiných dokladů i nadále provádět. Příslušné správní úřady členských států by měly veřejnosti poskytnout potřebné informace. Listiny vydané soukromými osobami jsou vzhledem ke své odlišné právní povaze z působnosti nařízení o veřejných listinách vyňaty.

II. Zavedení vícejazyčných standardních formulářů u nejčastěji používaných typů veřejných listin. Ty mají za účel minimalizovat požadavky na pořizování úředních překladů veřejných listin. Tyto vícejazyčné standardní formuláře nebudou vydávány automaticky, nýbrž pouze na žádost oprávněné osoby. Formulář bude k veřejné listině připojovat ten orgán, který listinu vystavil, a musí jej opatřit datem vydání, podpisem, razítkem či pečetí. Vícejazyčný standardní formulář připojovaný k matričním a jiným dokladům nemůže být vydán samostatně, bude vždy doprovázet veřejnou listinu a měl by k ní být pevně připojen.

Účelem vícejazyčných standardních formulářů je usnadnění překladu veřejných listin v běžných situacích. Formuláře obsahují pouze základní údaje z listiny. U řady veřejných listin, jejichž obsah nemůže být ve vícejazyčném standardním formuláři řádně zohledněn, jako jsou např. některé kategorie soudních rozhodnutí, bude nadále třeba připojovat kompletní úřední překlad listiny, pokud nespadají do působnosti nějakého jiného nařízení EU, jak je tomu např. u rozvodových rozsudků.

V případě cizojazyčných matričních dokladů, které obsahují kromě základních údajů i další rubriky obsahující poznámky či jiné texty prokazující určité skutečnosti mající vliv na prováděné řízení, bude nutno buď připojit úřední překlad celé listiny, nebo alespoň té části, která není pokryta vícejazyčným formulářem.

Osvobození od ověření apostilou a pořízení překladu dokladu s využitím vícejazyčného standardního formuláře nejsou na sebe nijak vázány. Ze strany matričních orgánů v ČR budou od 16. 2. 2019 akceptovány následující varianty dokladů vystavených v členských státech EU:

• doklad opatřený vícejazyčným standardním formulářem s glosářem;
• doklad opatřený vícejazyčným standardním formulářem bez glosáře;
• doklad opatřený vícejazyčným standardním formulářem a zčásti úředním překladem do českého jazyka;
• doklad opatřený úředním překladem do českého jazyka, bez vícejazyčného standardního formuláře.

Vydání vícejazyčného formuláře nebude v České republice podléhat správnímu poplatku. V jiných členských státech EU však může být tento úkon zpoplatněn. Rozsah veřejných listin, ke kterým bude vícejazyčný formulář vydáván, je na rozhodnutí jednotlivých členských států EU. Obecně lze říci, že se bude jednat o ty veřejné listiny, které mají standardizovanou podobu podobající se formuláři.

V případě ČR bude možno vícejazyčné formuláře připojit k těmto veřejným listinám:

1. rodný list;
2. úmrtní list;
3. oddací list;
4. vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství;
5. doklad o registrovaném partnerství;
6. vysvědčení o právní způsobilosti ke vstupu do registrovaného partnerství;
7. (čistý) výpis z evidence rejstříku trestů fyzických osob;
8. listina osvědčující údaje z registru obyvatel.

 

Pokud jde o švédské veřejné listiny a vícejazyčné formuláře, které je možné k těmto listinám připojit, jejich seznam je uveden na této adrese