Žadatelem o zápis úmrtí jsou členové rodiny zemřelé osoby, jejich zplnomocněný zástupce, či fyzická osobm které jsou známy osobní údaje zemřelého.

Při žádosti o zápis úmrtí a vystavení českého úmrtního listu je třeba předložit následující dokumenty:

1. žádost o zápis úmrtí (DOCX, 32 KB);
2. cizozemský úmrtní list s vyšším ověřením a úředním překladem do jazyka českého;
3. doklad o státním občanství ČR zemřelého.

A dále:

• - rodný list zemřelého, pokud byl svobodný,
• - oddací list zemřelého, pokud byl ženatý, nebo doklad o registrovaném partnerství,
• - pravomocný rozsudek soudu o rozvodu, byl-li zemřelý rozvedený (není nutno předkládat, pokud lze ověřit z občanského průkazu zemřelého),
• - úmrtní list bývalého manžela, byl-li zemřelý ovdovělý (není nutno předkládat, pokud lze ověřit z občanského průkazu zemřelého),
• -pravomocné rozhodnutí soudu o zrušení registrovaného partnerství, anebo úmrtní list zemřelého partnera, žil-li zemřelý v registrovaném partnerství (není nutno předkládat, pokud lze ověřit z občanského průkazu zemřelého.