Následující návod  se vztahuje pouze na případy, kdy je třeba vystavit tzv. prvopis, tj. první český rodný, oddací nebo úmrtní list. V případě, že je příslušná matriční událost již v ČR zaregistrována a potřebujete pouze nový (tedy další) matriční dokument, je třeba požádat o vystavení duplikátu.

K prokázání matriční události, tj. narození, sňatku nebo úmrtí před úřady České republiky je třeba předložit český matriční doklad, tj. rodný, oddací nebo úmrtní list. Jestliže došlo k matriční události v cizině, zápis učiní a matriční doklad vydá Zvláštní matrika, vedená Úřadem městské čísti města Brna, Brno - střed.

• Žádost se podává osobně na konzulátu po předchozím objednání.
• Žádosti lze zaslat  i poštou; v tomto případě musí být podpisy na formulářích ověřeny českým honorárním konzulem. POZOR: Pokud žádost zasíláte poštou, kopie českého cestovního pasu nebo občanského průkazu musí být opatřena datem a vaším podpisem s textem "Souhlasím s pořízením kopie mého dokladu“

• Matriční doklady (rodný list, oddací list, úmrtní list) vydané v Kanadě se předkládají vždy v originále, který musí být opatřený ověřením Apostille, který vydává příslušný provinční úřad. Pokud jste ověření získali před 11.1.2024, jedná se o tzv. Certificate of Authentication. Toto ověření lze také použít, zastupitelský úřad Váš doklad opatří ještě superlegalizační doložkou. Spolu s dokladem předložíte překlad do českého jazyka.

• Formuláře je nutno vyplnit přesně, čitelně a žádnou položku nevynechat. Pokud se Vás nějaká položka na formuláři netýká, je potřeba toto ve formuláři uvést.
• Datum se uvádí ve formátu den/měsíc/rok.
• Jména uvádějte celá, nepoužívejte zkratky.
• V položce místo narozeni uvádějte město a stát, v případě České republiky město a okres.
• Konzulární pracovník Vám poskytne pomoc, pokud máte nějaké otázky, ale nemůže za Vás formuláře vyplňovat.