Ministerstvo zahraničních věcí České republiky pří plnění svých úkolů zpracovává a chrání osobní údaje v souladu s jeho povinnostmi vyplývajícími z platných právních předpisů, týkajících se zpracování a ochrany osobních údajů.

Jeho povinnosti jsou stanoveny zejména v obecném nařízení o ochraně osobních údajů a zákonu o zpracování osobních údajů.

1. Jaké osobní údaje MZV zpracovává?

Rozsah osobních údajů je stanoven příslušnými právními předpisy nebo účelem jejich zpracování a je uveden v konkrétních formulářích, jež jsou používány v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

Jedná se zejména o tyto osobní údaje:

• akademický titul
• jméno a příjmení
• adresa trvalého pobytu
• datum narození, v některých případech rodné číslo,
• čísla předložených dokladů,
• telefonní čísla a kontaktní e-mail.

2. Jaké jsou právní důvody (tituly) pro zpracování osobních důvodů na MZV?

Většinu osobních údajů zpracovává ministerstvo na základě právního titulu

• nezbytnosti pro splnění právní povinnosti, které se na něj vztahují,
• nezbytnosti pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřeno, či
• nezbytnosti pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů.

Údaje pro tyto účely jsou zpracovávány v rozsahu nutném pro naplnění příslušných účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení, nejdéle však po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, nebo po dobu platnosti smlouvy či do úplného vypořádání práv a povinností plynoucích ze smlouvy.

V některých případech, na něž nelze uplatnit výše uvedené právní tituly, je třeba poskytnout souhlas ke zpracování osobních údajů. Tento souhlas je poskytován k účelu a po dobu, které jsou uvedeny v konkrétním prohlášení o poskytnutí souhlasu. Jedná se např. o zpracování v rámci databáze DROZD.

3. Jakých činností se zpracování osobních údajů na MZV týká?

Zpracování osobních údajů Ve vztahu MZV k veřejnosti se týká zejména těchto agend:

• vízová agenda (Evidované žádosti o pobytové tituly – EVC, EVC/Vízový archivační systém, EVC/odvolání, Emailové schránky pro objednávání žadatelů, Projekt Ukrajina, Režim Ukrajina, Režim Filipíny, Režim Mongolsko, Režim Student, Režim zemědělec),
• konzulární agenda (Pomoc v nouzi a konzulární pomoc, agenda právní pomoci a doručování, evidence občanů ČR omezených na svobodě, databáze konzulární případy, evidence nenávratné finanční pomoci, doplňkový prodej valut, Drozd),
• personální a mzdová agenda, včetně výběrových řízení, agendy místních sil, stáží,
• bezpečnostní agenda, včetně kamerového systému pro zabezpečení fyzické a objektové bezpečnosti,
• agenda projektů a smluv veřejné diplomacie a ekonomické diplomacie, rozvojových programů,
• agenda stížností,
• agenda vykonávaná na zastupitelských úřadech (státoobčanská agenda, matriční agenda, evidence zbrojních průvodních listů, dědická agenda, zvláštní seznamy voličů a evidence voličských průkazů).

4. Jaká práva máte při zpracování Vašich osobních údajů vůči MZV?

Každá osoba, která poskytla své osobní údaje, má právo na informace a na přístup ke svým osobním údajům, které jsou MZV zpracovávány, a to zejména informace o účelu zpracování, kategorii dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorii příjemců, době, po kterou budou osobní údaje uloženy. Pokud byste zjistili nebo se domnívali, že MZV provádí zpracování Vašich osobních důvodů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li Vaše osobní údaje nepřesné, máte právo požádat o vysvětlení nebo požadovat, aby byl odstraněn takto vzniklý stav. Máte právo žádat opravu či výmaz (likvidaci), případně omezení (blokaci) zpracování. Máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. 

5. Jak můžete odvolat souhlas?

Pokud se zpracování osobních údajů zakládá na právním titulu souhlasu, můžete ho odmítnout udělit nebo udělený souhlas kdykoli odvolat. Odvolat souhlas můžete stejným způsobem, jakým jste ho ke zpracování Vašich osobních údajů udělili.

6. Jaké jsou požadavky při předávání osobních údajů do zahraničí?

Pokud jsou splněny požadavky obecného nařízení, zejména splnění právního titulu, je MZV oprávněno předávat osobní údaje do třetí země nebo do mezinárodní organizace. Volný pohyb osobních údajů v rámci Evropské unie z důvodu ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů není omezen ani zakázán. Pokud se jedná o země mimo Evropskou unii, musí být splněny další požadavky stanovené obecným nařízením.

7. Jak můžete MZV v souvislosti s ochranou osobních údajů kontaktovat?

V souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů byl jmenován na MZV pověřenec pro ochranu osobních údajů, jehož kontaktní údaje jsou následující:

telefon: 00420 22418 2329

mobilní telefon: 00420 737206669

e-mail: poverenec@mzv.cz

Působnost pověřence se vztahuje rovněž na zastupitelské úřady České republiky v zahraničí.

 

Další informace ke zpracování a ochraně osobních údajů na MZV ČR.