Cílem nařízení o veřejných listinách je podpořit volný pohyb osob odstraněním některých formalit, které jsou spojeny s potřebou ověřování a vyhotovování překladů vybraných veřejných listin.

Do působnosti nového nařízení o veřejných listinách spadají veřejné listiny, které osvědčují některou z těchto skutečností:

1. narození;

2. skutečnost, že je osoba naživu;

3. úmrtí;

4. jméno;

5. manželství, včetně způsobilosti k uzavření manželství a rodinného stavu;

6. rozvod, rozluku nebo prohlášení manželství za neplatné;

7. registrované partnerství, včetně způsobilosti k uzavření registrovaného partnerství a statusu registrovaného partnerství;

8. zrušení registrovaného partnerství, rozluky nebo prohlášení registrovaného partnerství za neplatné;

9. rodičovství;

10. osvojení;

11. bydliště nebo místo pobytu;

12. státní příslušnost;

13. neexistenci záznamu v rejstříku trestů.

Nařízení o veřejných listinách přináší dva základní okruhy změn v oblasti oběhu výše uvedených veřejných listin v rámci Evropské unie:

1. Odstranění požadavku na vyšší ověření těchto listin, jakož i na ověření apostilní doložkou (dle Úmluvy o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin – tzv. Haagskou úmluvou o apostile). Veřejné listiny, na které se nařízení o veřejných listinách vztahuje, vydané v některém ze členských států EU, včetně jejich (prvních) ověřených kopií či elektronických verzí, se po nabytí účinnosti citovaného nařízení v rámci Evropské unie mohou předkládat bez nutnosti ověření apostilou. Vyšší ověření formou apostilní doložky není tímto nařízením rušeno, na žádost je možné vyšší ověření matričních a jiných dokladů i nadále provádět. Listiny vydané soukromými osobami jsou vzhledem ke své odlišné právní povaze z působnosti nařízení o veřejných listinách vyňaty.

2. Zavedení vícejazyčných standardních formulářů pouze na žádost oprávněné osoby.

Účelem vícejazyčných standardních formulářů je usnadnění překladu veřejných listin v běžných situacích. Formuláře obsahují pouze základní údaje z listiny. U řady veřejných listin, jejichž obsah nemůže být ve vícejazyčném standardním formuláři řádně zohledněn, jako jsou např. některé kategorie soudních rozhodnutí, bude nadále třeba připojovat kompletní úřední překlad listiny, pokud nespadají do působnosti nějakého jiného nařízení EU, jak je tomu např. u rozvodových rozsudků.

V případě cizojazyčných matričních dokladů, které obsahují kromě základních údajů i další rubriky obsahující poznámky či jiné texty prokazující určité skutečnosti mající vliv na prováděné řízení, bude nutno buď připojit úřední překlad celé listiny, nebo alespoň té části, která není pokryta vícejazyčným formulářem.

Vydání vícejazyčného formuláře nebude v České republice podléhat správnímu poplatku.

Rozsah veřejných listin, ke kterým bude vícejazyčný formulář vydáván, je na rozhodnutí jednotlivých členských států EU. Obecně lze říci, že se bude jednat o ty veřejné listiny, které mají standardizovanou podobu podobající se formuláři.

V případě ČR bude možno vícejazyčné formuláře připojit k těmto veřejným listinám:

1. rodný list;

2. úmrtní list;

3. oddací list;

4. vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství;

5. doklad o registrovaném partnerství;

6. vysvědčení o právní způsobilosti ke vstupu do registrovaného partnerství;

7. (čistý) výpis z evidence rejstříku trestů fyzických osob;

8. listina osvědčující údaje z registru obyvatel.

Nařízení o veřejných listinách se vztahuje pouze na listiny vydané v členských státech EU a určené pro použití na území členských států EU.