Konzulární pracovníci Vám pomohou objasnit případné nejasnosti či dotazy, nemohou však žadatelům formuláře vyplňovat.

Honorární konzuláty nemohou vyřizovat matriční a státoobčanskou agendu - ve výjimečných případech, vzhledem k značným geografickým vzdálenostem, mohou HK potvrdit pravost podpisů na formulářích žádostí. HK nezodpovídají za správnost podaných žádostí, a je proto nutné, aby se žadatelé se všemi dotazy obraceli na Velvyslanectví ČR v Ottawě. 

Na žádostech zaslaných poštou musí být všechny podpisy úředně ověřené. Ověřené musejí být i všechny kopie dokladů přikládaných k žádosti, pokud nezasíláte i jejich originály. Kopie českých dokladů mohou být ověřené buď příslušnými úřady v ČR (notář, pošta, obecní úřad), příp. velvyslanectvím či honorárními konzuláty ČR v Kanadě (pak již další ověření není třeba) nebo kanadským notářem, v kterémžto případě je nutné si zajistit na takové listině apostilu.  Žádosti ověřené pouze kanadským notářem nebudou akceptovány.

Při zaslání žádosti prostřednictvím poštovního styku musí být

1. jedna z forem platby správního poplatku přiložena v obálce pro Velvyslanectví ČR v Ottawě
2. přiložena předplacená sledovatelná obálka (např. Xpresspost) se zpáteční adresou odesílatele, pokud si žadatel přeje, aby mu vydaný doklad a k žádosti předložené originály dokladů byly zaslány; nebude-li předplacená obálka předložena spolu s žádostí,  bude žadateli doklad zaslán běžnou obálkou. 

Správní poplatek:
Při podání žádosti je třeba uhradit správní poplatek.

PRVOPIS MATRIČNÍHO DOKLADU

Matriční událost (tj. narození, uzavření manželství, vstup do registrovaného partnerství a úmrtí) se prokazuje matričními doklady (rodný list, oddací list, úmrtní list). Jestliže došlo k matriční události v cizině (např. uzavření manželství českých občanů v Kanadě), matriční doklad vydá zvláštní matrika, vedená Magistrátem města Brna - střed, a to na základě žádostí popsaných níže, podaných u zastupitelského úřadu ČR (v Kanadě Velvyslanectví ČR v Ottawě a Generální konzulát ČR v Torontu dle svých územních působností) či přímo u matričních úřadů v ČR.

V případě registrace matriční události, ke které došlo v zahraničí, je třeba k žádosti přiložit cizozemský matriční doklad (např. kanadský oddací list v případě manželství či kanadský rodný list v případě narození). Aby tento doklad mohl být v ČR akceptován jako úřední dokument, je třeba, aby byl předepsaným způsobem ověřen. V případě kanadských dokladů se vyžaduje apostilní doložka. Ke všem cizojazyčným dokladům je dále nutno přiložit  překlad do češtiny na samostatném listu (překlad může vyhotovit žadatel sám či využít služeb komerčních tlumočníků). Přeložena musí být listina samotná (apostilní doložka ne). Správnost překladu (pouze u matričních dokladů) následně za správní poplatek ověří zastupitelský úřad.

Upozornění:

Honorární konzuláty nemohou vyřizovat matriční agendu - ve výjimečných případech, vzhledem k značným geografickým vzdálenostem, mohou HK potvrdit pravost podpisů na žádostech o zapsání matriční události.  Honorární konzuláty nezodpovídají za správnost podaných žádosti a je proto nutné, aby se žadatelé se všemi dotazy obraceli na Velvyslanectví ČR v Ottawě.