1. Osobní podání žádosti o zápis do ZSV u zastupitelského úřadu (ZÚ)    

Žadatel/volič se osobně dostaví na zastupitelský úřad, v jehož územním obvodu je adresa, kde pobývá, prokáže svou totožnost platným občanským průkazem, platným cestovním dokladem, popř. jiným platným úředním dokladem, a to i cizozemským, opatřeným fotografií držitele a obsahujícím jeho základní osobní údaje a na místě vyplní nebo odevzdá žádost o zápis. Doporučuje se použít vzorový formulář v příloze tohoto článku, který obsahuje potřebné údaje, které je třeba vést o voliči ve zvláštním seznamu voličů. Tím je žádost o zápis podána.   

2. Podání žádosti o zápis do ZSV v listinné podobě 

Žadatel/volič zašle žádost na zastupitelský úřad, v jehož územním obvodu je adresa, kde pobývá. Žádost může být sepsána volnou formou, ale musí obsahovat všechny údaje, které se o voliči vedou ve zvláštním seznamu voličů (proto je vhodné využít vzorový formulář v příloze tohoto článku). V případě, že žádost nebude obsahovat všechny potřebné údaje a ZÚ je nemůže z příslušné evidence registru obyvatel o voliči dohledat, bude voliče kontaktovat, aby údaje doplnil. Je tedy vhodné, aby volič na sebe v žádosti uvedl i telefonní nebo e-mailový kontakt. Neopominutelnou podmínkou listinné žádosti je úředně ověřený podpis voliče na samotné žádosti o zápis do zvláštního seznamu voličů.

3. Podání žádosti o zápis do ZSV prostřednictvím datové schránky  

Žadatel/volič odešle žádost ze své datové schránky do datové schránky MZV. Žádost může být sepsána volnou formou přímo v těle datové zprávy, ale musí obsahovat všechny údaje, které se o voliči vedou ve zvláštním seznamu voličů (proto je vhodné využít vzorový formulář v příloze tohoto článku a ten připojit jako přílohu datové zprávy). V případě, že žádost neobsahuje všechny potřebné údaje a ZÚ je nemůže z příslušné evidence v registru obyvatel o voliči dohledat, bude voliče kontaktovat, aby údaje doplnil. Z tohoto důvodu je vhodné, aby volič na sebe v žádosti uvedl i telefonní nebo e-mailový kontakt. U této formy žádosti se nevyžaduje úředně ověřený podpis voliče.

4. Podání žádosti o zápis do ZSV prostřednictvím honorárního konzulátu (HK) 

Žadatel/volič se musí dostavit na příslušný honorární konzulát osobně, prokázat svou totožnost platným občanským průkazem, platným cestovním dokladem, popř. jiným platným úředním dokladem, a to i cizozemským, opatřeným fotografií držitele a obsahujícím jeho základní osobní údaje před honorárním konzulárním úředníkem a na místě vyplní nebo odevzdá žádost o zápis. Doporučuje se použít vzorový formulář v příloze tohoto článku, který obsahuje potřebné údaje, které je třeba vést o voliči ve zvláštním seznamu voličů.

HKÚ následně zašle předané podklady pro zápis do ZSV dohlížejícímu ZÚ k provedení kontroly. Pokud přijaté podklady pro zápis nebudou vykazovat nedostatky, ZÚ občana zapíše do ZSV a informuje ho o provedeném zápisu. V případě, že podklady budou vykazovat nedostatky, bránící zápisu do ZSV, ZÚ kontaktuje žadatele za účelem odstranění nedostatků přímo.

5. Podání žádosti o zápis do ZSV prostřednictvím zmocněné osoby

Volič může rovněž zmocnit jinou osobu, aby za něj žádost u ZÚ nebo HK podala. Zmocněná osoba nejprve předloží svůj doklad totožnosti a následně pak předloží úředně ověřenou plnou moc od voliče. Poté na místě vyplní nebo odevzdá žádost o zápis, kterou za voliče podepisuje zmocněnec. Doporučuje se použít vzorový formulář v příloze tohoto článku, který obsahuje potřebné údaje, které je třeba vést o voliči ve zvláštním seznamu voličů.

6. Od 1.4. 2025  pak bude možné o zápis do zvláštního seznamu voličů požádat prostřednictvím Portálu občana – jedná se o digitální formu zápisu do zvláštního seznamu voličů, kdy se žadatel přihlásí pomocí své elektronické identity, přičemž potřebné údaje pro zápis budou předvyplněny.