Mohou být oceněny osoby bez rozdílu národnosti a státní příslušnosti, nezávisle na zemi jejich původu a současného pobytu, které svojí dlouhodobou činností nad rámec svých profesionálních povinností nebo významným činem cílevědomě přispěly nebo přispívají k šíření dobrého jména České republiky v zahraničí. Pokud jde o organizace, mohou být oceněny nadace, občanská sdružení a další nevládní organizace, krajanské spolky, humanitární organizace apod. V případě krajanských spolků v zahraniční je za zásluhu považováno udržování českého povědomí, tradic a jazyka u českých menšin v cizím prostředí.

Návrhy může podávat kdokoliv, jak fyzické, tak i právnické osoby, a to buď přímo odboru veřejné diplomacie ministerstva zahraničí ČR, Loretánské náměstí 5, 118 00 Praha 1, Česká republika, nebo prostřednictvím zastupitelských úřadů ČR v zahraničí.

Návrhy musí být podány písemně a musí obsahovat:

1) je-li na udělení Ceny navrhovaná osoba:

- jméno, příjmení, titul, datum narození, státní příslušnost a adresu trvalého bydliště navrhované fyzické osoby,

- stručný životopis

- zdůvodnění návrhu

2) je-li na udělení Ceny navrhovaná organizace:

- základní údaje podle jejího statutu,

- stručnou charakteristiku organizace,

- historii její existence a přehled činnosti,

- zdůvodnění návrhu

            Návrhy zasílané přímo na ministerstvo zahraničí je možné podávat do 31.12. každého roku. Návrhy podávané prostřednictvím zastupitelského úřadu v Tbilisi laskavě doručte do 31.10. každého roku. Počet udělených ocenění je orientačně asi 10 ročně. Kandidatury nevybraných kandidátů se nepřesouvají na další rok, lze je však navrhnout znovu.