Státy schengenského prostoru se vzájemně zastupují v destinacích, ve kterých samy nemají svá diplomatická zastoupení. To umožňuje žadatelům o schengenská víza podávat své žádosti tam, kde pobývají, aniž by museli cestovat do zahraničí na diplomatické zastoupení té země, kterou plánují navštívit.

Žádosti o schengenská víza se nepodávají na libovolném konzulátu. Vždy musí být podány na konzulátu toho státu schengenského prostoru, do kterého žadatel cestuje.

K zastupování dochází na základě dohod, které lze nalézt v přehledu. Zastupující stát schengenského prostoru přijímá žádosti o schengenská víza v zastoupení zastupovaného státu. Žadatelé podávají žádosti podle pokynů zastupujícího konzulátu, který také rozhoduje o udělení víza.

V případě rodinných příslušníků občanů ČR může nastat situace, že vízum nebude uděleno z důvodu chybějícího tzv. „vnitrostátního dorovnání“ (tzn. rozšíření aplikace Směrnice Evropského parlamentu a Rady  2004/38/ES, o právu občanů Unie a jejich rodinných příslušníků svobodně se pohybovat a pobývat na území členských států i na nemigrující rodinné pří­slušníky občanů daného členského státu) v právním řádu zastupujícího členského státu schengenského prostoru.