Dnem 16. února 2019 nabylo účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/1191 ze dne 6. července 2016 o podpoře volného pohybu občanů zjednodušením požadavků na předkládání některých veřejných listin v Evropské unii a o změně nařízení (EU) č. 1024/2012 (dále jen „nařízení o veřejných listinách“).

Nařízení o veřejných listinách přináší dva základní okruhy změn v oblasti oběhu výše uvedených veřejných listin v rámci Evropské unie:

1. Odstranění požadavku na vyšší ověření těchto listin, jakož i na ověření apostilní doložkou. Vyšší ověření formou apostilní doložky není tímto nařízením rušeno, na žádost je možné vyšší ověření matričních a jiných dokladů i nadále provádět.

2. Zavedení vícejazyčných standardních formulářů u nejčastěji používaných typů veřejných listin.

Vydávání vícejazyčných formulářů má za účel minimalizovat požadavky na pořizování úředních překladů veřejných listin. Tyto vícejazyčné standardní formuláře jsou vydávány pouze na žádost oprávněné osoby (ne automaticky). Formulář k veřejné listině připojuje ten orgán, který listinu vystavil, a musí jej opatřit datem vydání, podpisem, razítkem či pečetí. Vícejazyčný standardní formulář připojovaný k matričním a jiným dokladům nemůže být vydán samostatně, bude vždy doprovázet veřejnou listinu a měl by k ní být pevně připojen. Celý dokument pak bude ve formě – originál dokumentu + vícejazyčný standardní formulář s glosářem (cca 11-16 stran).

Účelem vícejazyčných standardních formulářů je usnadnění překladu veřejných listin v běžných situacích. Formuláře obsahují pouze základní údaje z listiny. U řady veřejných listin, jejichž obsah nemůže být ve vícejazyčném standardním formuláři řádně zohledněn, jako jsou např. některé kategorie soudních rozhodnutí, bude nadále třeba připojovat kompletní úřední překlad listiny, pokud nespadají do působnosti nějakého jiného nařízení EU, jak je tomu např. u rozvodových rozsudků.

Od 1. ledna 2025 je vydání vícejazyčného formuláře v České republice zpoplatněno správním poplatkem ve výši 300,- CZK.

V Polsku je k matričnímu dokladu vícejazyčný formulář připojen pouze na žádost žadatele a po uhrazení správního poplatku ve výši 17,- PLN. V Polsku je vydáváno několik druhů matričních dokladů. Vícejazyčný formulář podle nařízení EU je připojován na žádost pouze ke zkráceným matričním dokladům (USC/OS/1, USC/OS/2, USC/OS/3).

Vícejazyčné formuláře jsou vydávány podle výše uvedeného nařízení EU k veřejným listinám ve všech zemích EU. Rozsah veřejných listin, ke kterým je vícejazyčný formulář vydáván, je na rozhodnutí jednotlivých členských států EU.

V případě ČR jsou vydávány vícejazyčné formuláře k těmto veřejným listinám:

1. rodný list;
2. úmrtní list;
3. oddací list;
4. vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství;
5. doklad o registrovaném partnerství;
6. vysvědčení o právní způsobilosti ke vstupu do registrovaného partnerství;
7. výpis z evidence rejstříku trestů fyzických osob;
8. listina osvědčující údaje z registru obyvatel.