Náplní této agendy je především evidence matričních událostí - narození, uzavření manželství a úmrtí. Dále do okruhu působnosti spadají změny jmen, příjmení, zápisy rozvodu, vystavování matričních dokladů a dalších (např. Vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství). Matrika plní mnoho různých účelů. Ve zkratce však v rámci České republiky slouží jako seznam narození lidí, manželství, registrovaného partnerství a úmrtí.

Veškeré matriční události (narození, uzavření manželství a úmrtí), ke kterým dojde v zahraničí, se zapisují do speciální matriky – matriční úřad v Brně, oddělení zvláštní matrika (dále jen “zvláštní matrika”). Zvláštní matrika zpracuje žádost, matriční událost zapíše do matriční knihy a vystaví český matriční doklad (rodný list, oddací list či úmrtní list).

Zvláštní matrika také výše uvedené události zavádí do informačního systému evidence obyvatel. Neprodlené nahlášení matriční události, ke které došlo v cizině, a její zápis do zvláštní matriky je v osobním zájmu občana České republiky. Neprodlený zápis je důležitý zejména při změně příjmení po uzavření manželství v zahraničí, neboť stávajícímu cestovnímu pasu končí platnost 120 dní ode dne, kdy změna nastala.

Zvláštní matrika tedy zapisuje do matriční knihy a následně vystavuje matriční doklad v případě:

1. narození dítěte – občana ČR v zahraničí
2. uzavření manželství občana ČR v zahraničí
3. úmrtí občana ČR v zahraničí

Žádosti o zápisy uvedených matričních událostí lze podat na jakémkoliv matričním úřadu v České republice (matriční úřady na území České republiky a jejich správní obvody jsou stanoveny prováděcím právním předpisem), prostřednictvím ZÚ v zahraničí, nebo přímo na pracovišti zvláštní matriky v Brně (Matriční úřad v Brně, oddělení zvláštní matrika, Dominikánská 2, 601 69 Brno).

Informace na webové stránce Zvláštní matriky

Z důvodu ověření podpisu žadatele se žádosti na ZÚ podávají osobně.

Za provedení zápisu matriční události v zahraničí, které je předpokladem vydání prvního českého rodného nebo oddacího listu, se vybírají správní poplatky ve výši stanovené zákonem č.634/2004 Sb. o správních poplatcích (zápis o úmrtí je od poplatku osvobozen).
Podobně se vybírá správní poplatek dle uvedeného zákona za vystavení duplikátů matričních dokladů. Některé matriční úkony oproti tomu zpoplatněny nejsou (např. zápis úmrtí občana ČR v zahraničí, zápis rozvodu manželství, žádost o zápis příjmení v mužském tvaru).

K výše uvedeným matričním dokladům je možné požádat o vydání vícejazyčného formuláře v souladu s přímo použitelným předpisem Evropské unie. Jedná se o překlad matričního dokladu, který je vyhotovován českými orgány na žádost a po uhrazení správního poplatku ve výši 300,- CZK - Informace k vícejazyčným formulářům.