Žadatel žádající o zřízení datové schránky se musí dostavit osobně a musí vždy předložit platný doklad totožnosti. K návštěvě pracoviště Czech POINT  (stejně jako k dalším úkonům na konzulárním oddělení) je třeba se objednat telefonicky (+48 225 251 850) nebo e-mailem warsaw.consulate@mzv.gov.cz. U mailového objednání vyčkejte přidělení termínu.

Žádost by mohl podat i zmocněnec, kdy by však musel předložit plnou moc k zřízení datové schránky, která by byla v českém jazyce s úředně ověřeným podpisem, v některých případech i další listiny, které jsou podkladem pro zřízení datové schránky určitého typu (podnikající fyzická osoba).

U občanů České republiky jsou žádosti o zřízení datové schránky fyzické osoby i podnikající fyzické osoby vyřízeny na místě a žadatel si odnáší potvrzení o zřízení datové schránky obsahující identifikátor datové schránky. V některých případech - např. když žádost podává cizinec, který není veden v systémech ČR, zmocněnec, nebo pokud je k žádosti přiložena jakákoli listina je žádost postoupena do správního řízení (k posouzení) Ministerstvu vnitra. V takové případě žadatel obdrží potvrzení obsahující číslo žádosti zařazené do správního řízení (číslo jednací).

O zřízení datové schránky může požádat pouze oprávněná osoba u subjektu, u kterého není datová schránka zřizována ze zákona. Tzn. např. jednatel firmy zapsané v obchodním rejstříku, nemůže žádat o zřízení datové schránky právnické osoby, neboť datová schránka byla již zřízena po zapsání společnosti do obchodního rejstříku automaticky a on je jako jednatel firmy oprávněnou osobou k přístupu do datové schránky této společnosti.

Agendy datových schránek nepodléhají správním poplatkům.