Úmrtí českých občanů, k němuž došlo na území cizího státu, se zapisuje do Zvláštní matriky vedené Úřadem městské části Brna-střed.  Doklady potřebné k provedení zápisu jsou součástí dokumentace Zvláštní matriky a žadatelům se nevracejí. 

K podání žádosti o provedení zápisu o úmrtí a k následnému vydání českého úmrtního listu je nutné předložit následující:

- žádost o zápis úmrtí

- originál či ověřenou kopii norského/islandského úmrtního listu, který musí být opatřen apostilní doložkou a úředním překladem do českého jazyka. Úmrtní listy v Norsku nemají jednotnou formu, vydávají je oprávnění lékaři, policie a soudy.

- doklad o českém státním občanství zemřelého (např. platný občanský průkaz, platný cestovní pas, popř. osvědčení o českém státním občanství)

- další doklady - např. rodný list zemřelého či oddací list (pokud je má žadatel k dispozici)

Správní poplatek se neplatí.