Neprodlené nahlášení matriční události, ke které došlo v cizině, a její zápis do zvláštní matriky Brno, je v osobním zájmu občanů České republiky.

Zápis do ZM se provádí na základě žádosti českých občanů a lze jej učinit prostřednictvím zastupitelského úřadu ČR v zahraničí, případně v ČR u matričního úřadu podle posledního trvalého bydliště v ČR. Z důvodu nutnosti ověření podpisu žadatele se žádost podává osobně.

Za provedení zápisu o matriční události v cizině, které je předpokladem vydání prvního českého rodného nebo oddacího listu, se vybírají správní poplatky ve výši stanovené zákonem č.634/2004 Sb. o správních poplatcích (zápis o úmrtí je od poplatku osvobozen). Podobně se vybírá správní poplatek dle uvedeného zákona za vystavení duplikátů matričních dokladů.

V případě dalších žádostí, např. o vystavení a zaslání duplikátu českého matričního dokladu nebo o vystavení vysvědčení o právní způsobilosti k uzavření manželství, se může občan v cizině obrátit na zastupitelský úřad ČR, který poskytne konkrétní informace k jednotlivým řízením.