V příloze e-mailu je nutné zaslat kopii datové stránky cestovního dokladu žadatele a kopii dohody o hostování vystavené vědeckou institucí v ČR. Velvyslanectví ČR v Hanoji  u vědecké instituce v ČR ověří, zda jde o vědecký pobyt. V kladném případě následně žadateli v rámci své volné kapacity přidělí termín k podání žádosti o dlouhodobý pobyt.

Podmínky podání žádosti jsou k dispozici na webové stránce Ministerstva zahraničních věcí ČR či Ministerstva vnitra.