Ministerstvo zahraničních věcí
České republiky	Odbor rozvojové spolupráce a humanitární pomoci
Loretánské nám. 5, 118 00 Praha 1
tel.: +420 224 183 360, e-mail: ors@mzv.cz
www.mzv.cz/pomoc	

Příloha 3 – POSUZOVÁNÍ UZNATELNÝCH VÝDAJŮ NA REALIZACI
PROJEKTŮ	

Uznatelné výdaje lze obecně definovat jako ty skutečně vynaložené výdaje, které lze hradit z dotace a o jejichž úhradu může žadatel o dotaci žádat v souvislosti se schváleným projektem. 
Při tvorbě rozpočtu projektu je povinností žadatele o dotaci kalkulovat uznatelné výdaje vždy na základě reálných cen, realistických odhadů a s přihlédnutím k eventuálním limitům stanoveným zadavatelem pro jednotlivé položky či druhy výdajů.

Pravidla pro zařazení a prokázání uznatelných výdajů
Uznatelné výdaje musí splňovat následující podmínky: 
1. Výdaj musí být vynaložen na činnosti v souladu s obsahovou stránkou a cílem příslušného projektu, musí bezprostředně souviset s jeho realizací a být pro jeho realizaci nezbytný a jeho vynaložení musí splňovat podmínku zdravého finančního řízení projektu především z hlediska efektivnosti vložených prostředků.
2. Výdaj musí příjemci dotace či jeho partnerovi vzniknout v době realizace projektu tak, jak je definováno ve smlouvě se zadavatelem. 
3. Výdaj musí být doložen průkaznými účetními či daňovými doklady (s výjimkou nepřímých výdajů) a správně zaevidován v účetních knihách příjemce dotace tak, aby byl identifikovatelný a kontrolovatelný (v souladu se zákonem o účetnictví č. 563/1991 Sb.). Účetním dokladem je pouze prvotní doklad, který musí mít následující náležitosti podle § 11 zákona č. 563/1991, o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Pokud na faktuře jako prvotním účetním dokladu nejsou obsaženy všechny údaje prokazující správnost a oprávněnost uhrazení výdajů, je potřeba je doložit formou příloh (např. smlouvou, příkazní smlouvou, DPP). Pro daňové doklady, které jsou vydány zahraniční osobou, platí pravidla podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, kde jsou uvedeny požadované náležitosti těchto dokladů. Pokud doklad neobsahuje některé náležitosti nebo pokud doklad ve výjimečných případech nelze doložit, řeší se tato situace místopřísežným prohlášením příjemce dotace. 
4. Výdaj musí být stanoven pro realizaci příslušného projektu a musí být obsažen v rozpočtu projektů.
5. Veškeré výdaje (výdajové doklady) budou řádně označeny číslem kapitoly a podkapitoly, tak aby tyto údaje souhlasily s údaji v tabulce Přehled výdajů. Pokud příjemce disponuje elektronickým účetním systémem, který zahrnuje požadovanou identifikaci kapitoly a podkapitoly rozpočtu, může prokázat naplnění daného požadavku výpisem z tohoto systému.

1. Osobní výdaje
Osobní výdaje na zaměstnance příjemce dotace
1. Osobní výdaje (výdaje na mzdy včetně zákonných odvodů na zdravotní a sociální pojištění osob v pracovněprávním vztahu s příjemcem dotacey) jsou výdaje na základě pracovněprávních vztahů (Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů). Základním pracovněprávním vztahem je pracovní poměr. 
2. Osobní výdaje na zaměstnance příjemce dotace jsou uznatelnými výdaji, pokud zaměstnanec vykonává ve své pracovní době výhradně činnost přímo spojenou s realizací příslušného projektu. Pokud zaměstnanec plní pracovní činnosti přímo spojené s realizací příslušného projektu pouze v části své pracovní doby, je uznatelným výdajem pouze alikvotní část jeho mzdy.
3. Mzdy zaměstnanců příjemce dotace pracujících na činnostech přímo spojených s realizací projektu jsou uznatelným výdajem, pokud nepřekročí obvyklou výši mezd při srovnatelné náročnosti pracovní činnosti a kvalifikaci a délce praxe pracovníka. Poskytovatel dotace může pro stanovení maximálních limitů v těchto případech přihlédnout k výši mzdy za srovnatelně náročnou pracovní činnost, a to s ohledem na kvalifikaci a délku praxe, vykonávanou v rozpočtové sféře, v níž je aplikováno nařízení vlády č. 341/2017 Sb. o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, a zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů. 
Vyplácení odměn zaměstnancům příjemce dotace je považováno za neuznatelný výdaj.
4. Zákonné odvody na sociální a zdravotní pojištění hrazené příjemcem dotace za zaměstnance pracující na činnostech přímo spojených s realizací příslušného projektu jsou uznatelným výdajem.
5. Výdaje spojené s vysláním zaměstnance příjemce dotace na zahraniční pracovní cestu (bez omezení délky trvání pobytu v zahraničí) v přímé souvislosti s realizací příslušného projektu (stravné, kapesné, ubytování a náhrady dalších nutných výdajů) jsou uznatelným výdajem vedle mzdy pracovníka v ČR, pokud respektují zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a limity stanovené pro jednotlivé země Ministerstvem financí ČR.
6. Mzdy pracovníků zaměstnaných v přímé souvislosti s realizací příslušného projektu na základě pracovněprávního vztahu uzavřeného v zahraničí jsou uznatelným výdajem, pokud nepřekročí místně obvyklou výši mezd při srovnatelné náročnosti pracovní činnosti a kvalifikaci a délce praxe pracovníka. Poskytovatel dotace může pro stanovení maximálních limitů v těchto případech přihlédnout k Nařízení vlády č. 62/1994 Sb. o poskytování náhrad některých výdajů zaměstnancům rozpočtových a příspěvkových organizací s pravidelným pracovištěm v zahraničí. 
Výdaje na externí spolupracovníky příjemce dotace
1. Výdaje na odměny pro externí spolupracovníky příjemce dotace (ať ve formě smluv o dílo nebo smluv o poskytnutí služeb) jsou uznatelným výdajem, pokud jsou v přímé spojitosti s realizací příslušného projektu a pokud jsou ve výši obvyklé při srovnatelných typech aktivit. 
2. Výdaje spojené s vysláním externích spolupracovníků příjemce dotace na zahraniční pracovní cestu (bez omezení délky trvání pobytu v zahraničí) v přímé souvislosti s realizací příslušného projektu (stravné, kapesné, ubytování a náhrady dalších nutných výdajů) jsou uznatelným výdajem vedle odměny v ČR, pokud respektují zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, a limity stanovené pro jednotlivé země Ministerstvem financí ČR. 
Výdaje na pobyt zástupců spolupracujících subjektů v ČR
Výdaje na pobyt zástupců spolupracujících subjektů v ČR (stravné, kapesné, ubytování a náhrady dalších nutných výdajů) jsou uznatelným výdajem, pokud je jejich pobyt součástí projektu (školení, odborné semináře apod.) a pokud jsou kalkulovány na základě zásady přiměřenosti. Poskytovatel dotace může v této souvislosti přihlédnout k limitům, které pro maximální výše ubytování a stravování v ČR stanoví zahraniční subjekty (EU).

2. Cestovní výdaje
Cestovní výdaje jsou uznatelným výdajem, pokud přímo souvisejí s efektivním provedením projektu a současně jsou pro jeho realizaci nezbytné. Výše cestovného je limitována zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů a prováděcích předpisů. Mezi výdaje související s provedením pracovních cest patří zejména jízdné všemi druhy veřejných dopravních prostředků, včetně výdajů na letenky a výdajů na autotaxi, náhrada za použití vlastních osobních motorových vozidel pracovníků při pracovních cestách a služebních motorových vozidel bez přiděleného řidiče při pracovních cestách, stravné, kapesné a nocležné. Výdaje na jízdné jsou uznatelným výdajem, pokud je dodržen princip přiměřenosti (letenky ekonomické třídy, 2. třída při využití železnice). 

3. Vybavení a dodávky zboží
Výdaje na pořízení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku
1. Výdaje na pořízení dlouhodobého hmotného majetku (pozemky, stavby, samostatné movité věci a soubory movitých věcí se samostatným technicko-ekonomickým určením s dobou použitelnosti delší než 1 rok) a dlouhodobého nehmotného majetku (software, nehmotné výsledky výzkumu apod.) nejsou uznatelné. 
Výdaje na pořízení drobného hmotného majetku, na spotřební materiál (zboží) a na energie
1. Výdaje na nákup drobného dlouhodobého hmotného majetku, který je jednorázově daňově uznatelným nákladem a je veden v operativní evidenci majetku, podléhají písemnému schválení ze strany poskytovatele dotace. Jsou uznatelným výdajem, pokud je pořízení drobného dlouhodobého hmotného majetku nutné pro realizaci projektu a pokud byl pořízen za ceny v místě obvyklé.
2. Výdaje na nákup spotřebního materiálu (zboží) a pohonných hmot jsou uznatelným výdajem, pouze pokud byly spotřebované v souvislosti s realizací projektu. Není-li některý materiál spotřebováván pouze k plnění cílů projektu, ale jen zčásti, stanoví se výše uznatelných výdajů jako podíl na celkových výdajích na daný spotřební materiál zjištěný dostatečně průkazným rozpočtovým způsobem. 
3. Uznatelným výdajem je energie spotřebovaná v souvislosti s realizací projektu. Není-li energie využívána pouze k plnění cílů projektu, ale jen zčásti, stanoví se výše uznatelných výdajů jako podíl na celkových výdajích na energii zjištěný dostatečně průkazným rozpočtovým způsobem.
Odpisy jsou uznatelným výdajem po dobu realizace projektu.

4. Výdaje související s využíváním prostor pro účely projektu
1. Výdaje související s využíváním prostor pro účely realizace příslušného projektu, tedy např. náklady na nájem, vytápění, osvětlení a další služby související s bytovými i nebytovými prostorami, jsou uznatelnými výdaji. 
2. Pokud je v souvislosti s realizací projektu využívána pouze část prostor, musí být částka za nájem prostor v kalkulaci projektu zaúčtována v odpovídajícím poměru. V takovém případě by měl výpočet uvádět skutečné roční nájemné pro příjemce dotace, dobu využívání pro příslušný projekt, poměrnou část využívanou pro provedení projektu a výsledné uznatelné výdaje na nájemné. Výdaje na nájem v případě, kdy příjemce dotace dané prostory užívá zdarma nebo byly dány k dispozici konečným příjemcem pomoci, nebudou považovány za uznatelné.

5. Subdodávky
1. Výdaje na služby (mj. komunikační služby, nájem movitých i nemovitých věcí, půjčovné za vozidla pro služební cesty, úklidové a čistící služby, ostraha, školení, překlady, expertízy, laboratorní služby, psaní, rozmnožování a tisky materiálů, doprava a pojištění materiálů a zboží dopravovaného do místa realizace projektu a zpět) jsou uznatelným výdajem, pokud pořízené služby přímo přispívají k realizaci cílů projektu a pokud jsou zakoupeny za ceny přiměřené a v místě obvyklé. 
2. Výdaje na práce provedené nezávislým konzultantem nebo dodavatelem jsou uznatelné pouze v případě, jestliže je taková práce pro realizaci projektu nezbytná a výše výdajů je přiměřená. V kalkulaci projektu musí být uvedena sazba, která musí splňovat zásadu přiměřenosti a obvyklé výše v místě a čase.
3. Pokud je poskytovatelem dotace stanoveno, že je příjemce dotace povinen si pro účely proplácení uznatelných výdajů otevřít nový samostatný bankovní účet, jsou bankovní poplatky a výdaje na zřízení účtu uznatelnými výdaji.
4. Výdaje na právní poradenství jsou uznatelnými výdaji, pokud bude prokázáno, že musely být vynaloženy v souvislosti s realizací projektu a jsou v souladu s cíli projektu.
5. Odměny notářů za ověření dokumentů jsou uznatelnými výdaji, pokud byly vynaloženy v souvislosti s realizací projektu.
6. Výdaje na odborné posudky nezbytné v souvislosti s realizací projektu (např. výdaje na účetní audit, pokud je poskytovatelem dotace v rozhodnutí stanovena povinnost účetního auditu) jsou uznatelným výdajem, pokud jsou v přiměřené výši a za ceny v místě obvyklé. 
7. Výdaje na pohoštění jsou uznatelným výdajem, pouze pokud byly vydány v přímé souvislosti s realizací příslušného projektu (školení, semináře) nebo při propagaci realizovaného projektu, a to vždy při dodržení principu přiměřenosti a nákupu za ceny v místě obvyklé.
8. Výdaje na propagaci výsledků projektu (mj. návrh a výroba materiálů propagujících výsledky projektu, zajišťování příslušných konferencí a seminářů v rámci realizace projektu apod.) jsou uznatelným výdajem při dodržení principu přiměřenosti a nákupu za ceny v místě obvyklé.

Nepřímé výdaje
Nepřímé výdaje jsou výhradně administrativní výdaje, které nelze přímo přiřadit k určitému jednotlivému výkonu v rámci realizace projektu, nicméně příjemce dotace je pro úspěšnou realizaci projektu musí vynaložit. Vykázání pořízení drobného hmotného majetku v nepřímých výdajích není uznatelným výdajem. Nepřímé výdaje  jsou vykazovány formou přehledné tabulky (bez dokladů a faktur) a jsou uznatelným výdajem, pokud: 
a)	nepřekročí výši 7 % uznatelných výdajů projektu
b)	nezahrnují výdaje hrazené v rámci jiných položek rozpočtu projektu;
c)	příjemce dotace není příjemcem provozní dotace ze zdrojů zadavatele.

Výdaje na daně a poplatky
1. Pokud příjemce dotace není plátcem daně z přidané hodnoty (DPH) a při povinném odvodu DPH finančnímu úřadu nemá možnost odpočtu DPH na vstupu, je v tomto případě uznatelným výdajem celková hodnota kupovaných věcí a služeb včetně DPH.
2. Pokud v zahraničí vznikne povinnost platit silniční daň dle místních předpisů a jedná se o vozidlo pořízené v souvislosti s realizací projektu, je tato daň uznatelným výdajem. 3. Pokud v zahraničí vznikne povinnost platit clo při dovozu materiálu pořízeného v souvislosti s realizací projektu, je toto clo uznatelným výdajem.
4. Zákonné odvody na sociální a zdravotní pojištění jsou uznatelným výdajem za podmínky jejich zaplacení v zákonem stanovené výši (dle českého či zahraničního práva), jsou-li hrazeny na pracovníky vykonávající ve své pracovní době činnost přímo spojenou s realizací příslušného projektu. 
5. Pojištění léčebných výloh (event. úrazové pojištění) a zdravotní příprava osob vysílaných do zahraničí v souvislosti s příslušným projektem (např. očkování) jsou uznatelným výdajem.
6.  Pojištění odpovědnosti za škodu na majetku nebo na zdraví vůči třetím subjektům pro osoby vysílané do zahraničí v přímé souvislosti s realizací příslušného projektu jsou uznatelným výdajem. 
7. Správní poplatky, jejichž zaplacení ať v ČR nebo v místě realizace projektu je nezbytné pro realizaci projektu jsou uznatelným výdajem (může se jednat např. o pracovní povolení, registrace pobytu a jiné místní poplatky);
8. Víza pro pracovníky vysílané do zahraničí v souvislosti s příslušným projektem jsou uznatelným výdajem;
9. Kursové ztráty prokazatelně vzniklé v rámci použití dotace na realizaci projektu jsou uznatelným výdajem.  

Výdaje spojené s externím auditem
1. Uznatelným výdajem jsou dále výdaje spojené se zajištěním externího auditu správnosti vynaložení finančních prostředků na realizaci projektu, který je proveden bezprostředně po skončení účetního období realizace projektu a je doložen v rámci vypořádání dotace.

Neuznatelné výdaje
1. Neuznatelné jsou ty výdaje příjemce dotace, které nesplňují výše uvedené podmínky pro uznatelné výdaje, tj. zejména, že 
a)	souvisejí s jiným obdobím, než je období realizace projektu (výdaje vzniklé před datem zahájení a po dni ukončení projektu);
b)	se jedná o odměny zaměstnancům příjemce dotace;
c)	zřetelně nesouvisí s činností příjemce dotace pro realizovaný projekt;
d)	není možné je doložit věrohodnými a průkaznými písemnými doklady (s výjimkou nepřímých);
e)	nejsou nezbytné pro realizaci projektu;
f)	byly financovány z jiných dotačních zdrojů ČR.
2. Mezi neuznatelné výdaje příjemce dotace patří zejména:
a)	výdaje přesahující limity určené poskytovatelem dotace jako maximální výše uznatelných výdajů;
b)	výdaje na reprezentaci (pohoštění, občerstvení apod.), pokud poskytnutí občerstvení nesouvisí s realizací projektu (např. semináře, školení apod.);
c)	odměny členům statutárních orgánů;
d)	výdaje na zaměstnance, kteří se na projektu přímo nepodílejí; 
e)	výdaje na zaměstnance, které nejsou povinné pro zaměstnavatele dle zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (např. stravenky, příspěvky na penzijní připojištění, životní pojištění, příspěvky na rekreaci apod.);
f)	DPH, pokud je příjemce dotace plátcem DPH a tato daň je mu návratná, a to jakýmkoliv způsobem;
g)	daně a poplatky jako jsou daně z příjmů, daň darovací, daň dědická, daň z převodu nemovitostí a správní a soudní poplatky s výjimkami výše uvedenými;
h)	dary ve smyslu reprezentace, nikoli dary ve smyslu pomoci rozvojové, transformační či humanitární doložené písemným dokladem;
i)	pokuty a penále, popř. další sankční výdaje;
j)	odpisy pohledávek;
k)	manka a škody;
l)	tvorba rezerv a opravných položek;
m)	zúčtování oprávky k opravné položce k nabytému majetku;
n)	úroky z úvěrů a půjček, splátky půjček;
o)	finanční leasing;
p)	výdaje, které nejsou výše uvedeny mezi uznatelnými výdaji, zejména poplatky za vedení jiného účtu než je běžný účet projektu;
q)	výdaje na právní spory.
3. Výdaje v naturáliích nepředstavují skutečný výdaj a jsou proto neuznatelným výdajem projektu. 
4. Neuznatelné výdaje musí příjemce dotace vždy hradit z jiných zdrojů, než jsou prostředky MZV ČR.